fileXpress. Förklarat.
fileXpress är en smart internetbaserad integrationstjänst för professionella tillämpningar med funktioner som gör det möjligt för ditt företag att kommunicera mellan dina affärssystem och e-tjänster utan att det krävs några anpassningar i dina befintliga system. Med hjälp av fileXpress kan du omvandla data mellan olika format, bygga in affärslogik i processen, kvalitetssäkra transaktionsflödet mellan dina system genom automatisk validering av varje enskilt fält eller anrop och mycket mer! Det är oftast dyrt att med hjälp av konsulter försöka skapa en professionell integration mellan affärskritiska system, vilket gör att många företag känner en osäkerhet inför sådana effektiviseringsprojekt. Med fileXpress uppstår inga höga kostnader som sänker likviditeten! En låg startavgift och en låg fast månadskostnad gör att du får en bra kostnadskontroll och slipper en tung initial investering.
fileXpress är ditt centraliserade kommunikationsnav. Genom att låta fileXpress hantera alla dina transaktioner mellan affärsystem, e-handelsplatser, e-tjänster och applikationer blir det möjligt att samverka mellan helt olika system över krypterade kanaler.
Säkerhet
Hos oss på ITWorks Group fileXpress tycker vi att IT-säkerhet är mycket viktigt. När vi byggde fileXpress var säkerhetskraven höga samtidigt som systemet skulle vara kompatibelt med de skyddsåtgärder som banker, försäkringsbolag m fl använder för att skydda sina Internet-kunder. fileXpress stödjer de vanligaste krypteringsstandarder som används varje dag för kommunikation över Internet i professionella sammanhang. Det betyder att varje transaktion skyddas av välbeprövade och säkra arrangemang. fileXpress använder SFTP (SSH), FTPS (SSL) och HTTPS (SSL) för att skydda kommunikationen mellan fileXpress och de system du behöver samverka med. Dessa protokoll används dagligen världen över för att skydda känsliga transaktioner så som kortbetalningar, finansiella överföringar och många andra strikt konfidentiella uppgifter som skickas över Internet.
fileXpress stödjer även överföring över okrypterade förbindelser så som FTP och HTTP, men vi rekommenderar alltid att kommunikationen krypteras för att förhindra obehörig åtkomst till din information.
fileXpress är en s.k. molntjänst, en Internetbaserad integrationstjänst, som förvaltas av ITWorks Group egen personal. Plattformen skyddas av avancerade brandväggssystem i professionella serverhallar med bevakning dygnet runt. På vårt kontor återfinns ingen utrustning som påverkar produktionen. Vid eventuellt inbrott på kontoret, trots larm och TV-övervakning, så påverkas inte din integration av något sådant. Av säkerhetsskäl publicerar vi inte någon ytterligare information kring hur tekniken och säkerheten kring fileXpress är uppbyggda.
Spårbarhet
I integrationstjänsten fileXpress ingår ett transaktionsarkiv. Transaktionsarkivet är en krypterad area där vi kan mellanlagra alla de transaktioner som passerar genom integrationstjänsten fileXpress. Genom att det finns möjlighet att efteråt gå igenom exakt hur en transaktion såg ut när den hämtades från ett visst system, och hur den såg ut när skickades till ett mottagande system, kan exakta felanalyser snabbt göras vilket är en trygghet både för dig och din kund, leverantör eller partner. Om något konstigt uppstår i ett mottagande system och det är möjligt att undersöka hur källdata såg ut, så blir det lättare att reda ut orsaken till felet utan att man behöver åtkomst till, eller expertkunskap i, själva källsystemet. Inte sällan visar det sig att felorsaken till att något ser konstigt ut i ett mottagande system beror på en felaktig inmatning i källsystemet, vilket blir lätt att verifiera i och med att man kan granska hur transaktionen såg ut när källsystemet exporterade informationen.
Vi lagrar ingenting i transaktionsarkivet utan ditt medgivande. Transaktionsarkivet har många fördelar och underlättar felsökning m.m. men om man ändå inte vill att denna funktion skall vara aktiv så kan den stängas av. Däremot loggar vi alltid all användning av plattformen och vidtar aktiva åtgärder i händelse av driftstörning, intrångsförsök eller försök till missbruk av plattformen. Du har tillgång till filarkivet under ditt personliga konto via vår SFTP-tjänst. Du behöver en s.k. SFTP-klient, vilket du kan hämta gratis från olika leverantörer på Internet, eller så kan vi tilllhandahålla en lämplig programvara till dig.
Validering av transaktioner
Vid automatisk överföring av information (data) mellan olika typer av system är det viktigt att kvalitetssäkra informationen för att säkerställa att inte en felaktig uppgift ställer till problem inom det mottagande systemet. Antag exempelvis att ett fakturaunderlag som hämtas från ett system ska innehålla bolagsnamnet för en kund och att denna information saknas i transaktionen för att man glömt att skriva in detta i systemet.
Med fileXpress är det möjligt att upptäcka och stoppa felaktiga eller ofullständiga transaktioner, genom att varje transaktion valideras (kvalitetssäkras). I praktiken sker detta genom varje fält i varje transaktion granskas av fileXpress och jämförs med ett fördefinierat regelverk. Om ett fält inte uppfyller kraven som regelverket bestämt, så kan transaktionen automatiskt stoppas och ett larm om det inträffade skickas till ansvariga personer via e-post för åtgärd. Larmmeddelandet innehåller aldrig själva transaktionen (data) utan endast beskrivande text som är nödvändigt för den vidare felsökningen, så som att ett specifikt fält i en specifik fil innehåller felaktig information. Detta beror på att e-postmeddelanden oftast är okrypterade varför dessa av säkerhetsskäl inte får innehålla någon egentlig data utan endast beskriva felet. Själva transaktionen (data) kan granskas i det skyddade transaktionsarkivet (se avsnittet Spårbarhet ovan) via ditt personliga konto.
Stöd för affärslogik
fileXpress är en professionell integrationstjänst som erbjuder möjlighet till att implementera avancerad affärslogik i din integration. Generellt anser vi att affärslogik skall ligga inom respektive affärssystem, men om den affärslogik som behövs inte av någon anledning är möjlig att implementera i något av affärssystemen så kan man alltså använda sig av fileXpress istället. Ett exempel på sådan affärslogik kan vara hantering av inscannade fakturor där ett filnamn på en bild (TIF) skall återfinnas i en tillhörande OCR-fil (TXT) för att säkerställa att alla inscannade fakturor är med i transaktionsflödet för en viss 'batch', samt att alla bildfiler skall ha levererats från ett visst system inom en angiven tidsgräns. Ett annat exempel är sammanslagning av flera rapportfiler (tex kassa-avslut, tidrapporter m.m.) till en enda exportfil till ett särskilt ekonomisystem eller rapporteringssystem (BI). Avancerade lösningar kan kosta lite extra eftersom de tar mycket längre tid att utveckla, men det mesta brukar gå att lösa i fileXpress alldeles utmärkt utan några merkostnader allls.
Vill du vara Klient eller Server?
Det finns två huvudsakliga metoder att utbyta data via fileXpress, via filöverföring (FTP, SFTP, FTPS) eller web services (HTTP/HTTPS). Vid filöverföring kan du välja själv om du vill att en nod skall vara klient eller server. Du behöver alltså inte anpassa din IT-infrastruktur för att utbyta information med andra platser, istället anpassar sig fileXpress till din befintliga IT-infrastruktur.
Om du har en egen befintlig FTP-server (med "FTP" avses även FTPS och SFTP i denna artikel) så kan fileXpress agera som en FTP-klient och ansluta sig till din FTP-server för att hämta (download) och skicka filer (upload). Om exempelvis ditt källsystem producerar datafiler med kassarapporter, tidrapporter, fakturor eller andra underlag som skall omvandlas till rätt dataformat och skickas till ett mottagande system, kan du låta ditt system skapa dessa filer på din befintliga FTP-server. fileXpress kan regelbundet kontrollera om det finns någon ny datafil att hämta och omvandlar denna till rätt dataformat som det mottagande systemet förväntar sig och laddar upp transaktionen till detta system.
Om du inte har någon egen FTP-server, kan du istället agera som klient. Detta innebär att du antingen kan använda din egen FTP-programvara eller så kan du använda den Windows-baserade lösningen Web Drive, vilken skapar en enhetsbokstav på din server/arbetsstation (tex W:). Enheten W: är egentligen en SFTP-koppling till fileXpress SFTP-server men du behöver inte använda någon traditionell FTP-klient för att skicka/hämta filer. Istället kan du enkelt kan utbyta filer direkt i utforskaren, vilket förenklar uppladdning/nedladdning av data från andra system avsevärt. Eftersom enheten (tex W:) fungerar som en vanlig enhetsbokstav i Windows kan du också använda skriptlösningar eller andra applikationer som normalt endast kan använda resurser i lokala nätverk (tex W:) för att exportera/importera datafiler till system som ligger på andra platser utanför din egen IT-infrastruktur.
Omvandling mellan protokoll
Integrationstjänsten fileXpress stödjer automatisk omvandling mellan olika protokoll, så som HTTPS och SFTP. Det innebär att det alltså är möjligt att integrera ett affärssystem som endast kan skapa lokala datafiler, tex textfiler, som hämtas av fileXpress via SFTP, med en webbtjänst (web service) på Internet som endast kan kommunicera via ett s.k API över protokollet HTTPS. Ett exempel på ett sådant scenario är kassasystem som skapar fakturaunderlag på en lokal server, som behöver föras över automatiskt till ett ekonomisystem på Internet, så som e-conomic och Fortnox. fileXpress hämtar regelbundet textfilerna via SFTP, omvandlar textfilen till webb-request (XML-meddelanden) på det format som det Internet-baserade ekonomisystemet förväntar sig och kopplar upp sig via HTTPS för att automatiskt läsa in informationen via ekonomisystemets API.
Övervakning
Varje integration övervakas dygnet runt av fileXpress. Med hjälp av övervakningssystemen upptäcks automatiskt om det system där fileXpress skall hämta data (transaktioner) ifrån ej är tillgängligt eller att det mottagande systemet ej kan nås. Förutom detta övervakas varje transaktion för att upprätthålla en god datakvalitet, se avsnittet "Validering av transaktioner" ovan. Vi har normalt ingen support (s.k SLA) utanför kontorstid. Detta innebär att om något av de affärsystem/noder som ingår i integrationen krånglar under natten så kommer larm om detta att noteras direkt i våra system, men våra tekniker kommer tidigast att påbörja felsökningsarbetet morgonen därpå. Utökade supportavtal kan tecknas separat vid behov men medför då extra merkostnader, varför de flesta tycker standardnivån räcker bra.
Vill du veta mer?
Vi hjälper dig gärna vidare med ditt integrationsprojekt. Prata med oss först, innan du startar ditt projekt oavsett vad du vill integrera - det lönar sig!
>> Klicka här för att kontakta ITWorks Group